Doanh nghiệp từng vận hành với một “cái đầu duy nhất” mọi việc qua tay lãnh đạo, từ gặp khách đến xử lý lỗi nhỏ. Kết quả: lãnh đạo kiệt sức, đội ngũ không trưởng thành, và doanh nghiệp bị giới hạn. Thực tế, không phân quyền khiến tổ chức mãi kẹt ở quy mô cá nhân.
Ngày qua ngày, người chủ không còn thời gian để suy nghĩ chiến lược, không còn năng lượng để phát triển đội ngũ. Và quan trọng hơn doanh nghiệp không thể lớn hơn giới hạn của chính ông chủ.
Làm tốt không quan trọng bằng xây được hệ thống để người khác cùng làm tốt. Thành công thật sự là khi bạn có thể rời khỏi công việc mà mọi thứ vẫn chạy trơn tru. Bạn muốn làm chủ – hay làm nô lệ trong chính công ty mình tạo ra?
1. Vì sao nhiều chủ doanh nghiệp sợ giao quyền?
Vì sợ nhân sự làm sai
"Chắc nó không làm được đâu.", "Thôi để anh làm cho nhanh." Càng sợ, càng ôm càng khiến nhân sự không trưởng thành được.
Vì thiếu quy trình rõ ràng
Không có bản mô tả công việc, không có KPI cụ thể giao việc kiểu tù mù.
Vì thiếu nguyên tắc giám sát
Giao việc xong… quên kiểm tra, khi xảy ra lỗi thì mất lòng tin lại ôm về tự làm.
Vì chưa quen với việc… buông
Chủ quen làm tất, nên thấy “giao cho người khác” là mất kiểm soát, là rủi ro.
Nhưng thực chất: không phân quyền – mới là rủi ro lớn nhất. Vì khi bạn vắng mặt, cả hệ thống… tê liệt.
2. Phân quyền không phải là… bỏ mặc
Nhiều chủ doanh nghiệp hiểu nhầm phân quyền là:
“Tôi giao rồi, anh tự làm đi!”
“Tôi giao việc, trách nhiệm là của anh, đừng hỏi tôi nữa!”
Nếu là “bỏ mặc” vậy nhân sự sợ hãi, bị bỏ rơi, thiếu định hướng, dễ thất bại. Phân quyền hiệu quả là giao việc rõ ràng, đồng hành, dõi theo, giám sát, điều chỉnh khi cần.
3. Nguyên tắc 5 bước giao quyền hiệu quả
Khi giao quyền, giao việc cho nhân sự, đừng chỉ nói “em làm vị trí này nhé” hay “em làm giúp anh việc này nhé”. Hãy áp dụng 5 nguyên tắc gốc rễ sau đây để đảm bảo họ thực sự hiểu thực sự làm được và chủ động với trách nhiệm của mình:
Bước 1: Làm rõ vai trò, nói rõ việc cần làm và mục tiêu, ý nghĩa
Khi giao quyền, đừng chỉ trao chức danh. Hãy giúp người được giao hiểu:
- Cụ thể họ cần làm gì.
- Tại sao công việc đó quan trọng.
- Kết quả họ mang lại có ý nghĩa ra sao.
Ví dụ: Bạn giao quyền Trưởng phòng Kinh doanh thay vì chỉ nói “em phụ trách phòng kinh doanh”.
Hãy nói rõ:
- Em sẽ xây dựng kế hoạch bán hàng tuần,
- Quản lý tiến độ và chất lượng công việc,
- Đảm bảo team đạt KPI mỗi tuần,
- Và giữ cho anh em luôn có tinh thần tốt.
Khi giao việc cụ thể cho ai đó, bạn cũng cần nói rõ công việc đó là công việc gì, các thông tin liên quan, đầu mối liên quan nếu có:
Ví dụ: “Sáng nay công ty đón đoàn khách Nhật 3 người, anh cần em chuẩn bị sẵn phòng tiếp khách gọn gàng, chu đáo. Đây là đoàn đối tác chiến lược nên mọi thứ cần chỉn chu.”
Bước 2: Nói rõ kết quả mong muốn
Một trong những lý do khiến bạn thường phải sửa lại là vì… bạn chưa từng nói rõ mình muốn nhận lại điều gì.
Ví dụ:
- Với Trưởng phòng Kinh doanh: “Trong tháng đầu tiên, anh mong em xây dựng được đội 3 người, hoàn thành 500 triệu doanh số.”
- Với bạn Hành chính: “Tìm một nhà hàng Việt gần công ty, đặt phòng riêng cho 5 người. Lưu ý người Nhật rất thích món Việt và không gian yên tĩnh.”
Khi đã rõ đầu ra, người được giao sẽ tự chủ động cách làm;
Bước 3: Nói rõ thời gian cần hoàn thành (deadline)
Deadline là ranh giới giữa “việc phải làm” và “việc… làm cũng được”.
Không nói “làm sớm nhất có thể”. Hãy nói:
- “Trước 28 tháng này, anh cần có báo cáo kết quả kinh doanh + kế hoạch tháng tới.”
- “Trước 8h sáng mai, anh cần có phòng họp sẵn sàng để đón khách Nhật.”
Khi có thời hạn rõ ràng, nhân sự sẽ biết cách ưu tiên và bạn cũng dễ dàng kiểm soát tiến độ.
Bước 4: Nói rõ quyền hạn và phạm vi
Không ai chủ động được nếu không biết mình có quyền đến đâu.
Hãy nói rõ:
- “Em được quyền giảm giá tối đa 5% cho khách. Trên 5% thì xin ý kiến anh.”
- “Em được tự chọn đơn vị in ấn, miễn trong ngân sách đã duyệt.”
Đây là cách bạn trao quyền nhưng không buông lỏng, và nhân sự cũng cảm thấy mình được tin tưởng.
Bước 5: Theo dõi – hỗ trợ – điều chỉnh
Không phải giao xong là xong. Bạn cần phải theo dõi, hỗ trợ, điều chỉnh khi thấy công việc diễn ra không phù hợp.
Ví dụ: Khi thấy ½ tháng rồi mà phòng kinh doanh mới chỉ đạt 30% doanh số 500tr, bạn cần gọi trưởng phòng kinh doanh họp để nắm được lý do, trường hợp gặp khó khăn thì có thể đưa ra gợi ý giải pháp để cải thiện.
4. Xây văn hóa phân quyền trong tổ chức
- Không ra quyết định thay người đã được giao trách nhiệm, chỉ đưa ra ý kiến gợi ý hoặc tham khảo nếu cần;
- Sai sót lần đầu không trách phạt. Hướng dẫn lại, điều chỉnh lại quy trình nếu cần;
- Khen ngợi người dám nhận việc và chịu trách nhiệm đến cùng.
- Họp giao ban không phải để kiểm tra lỗi mà để tháo gỡ và hỗ trợ.
- Giao việc là cơ hội để đào tạo chứ không phải để kiểm tra lòng trung thành.
Gốc rễ của phân quyền là: Tin tưởng, hệ thống, trách nhiệm rõ ràng. Phân quyền không khiến bạn mất quyền lực mà là cách duy nhất để bạn có được tự do.
#trandanhhoat #quantritugocre #giaoviec #giaoquyen
Để trở thành thành viên của CEO PRO vui lòng đăng ký tại đây
Tham khảo điều lệ câu lạc bộ tại đây
