Con người hành động không dựa trên lý trí hay mệnh lệnh, mà dựa vào hình ảnh và niềm tin đã ăn sâu từ quá khứ – từ gia đình, trải nghiệm cũ, hay môi trường từng sống. Những niềm tin này không dễ thay đổi chỉ bằng lời nói. Khi bạn la mắng, “Em phải thay đổi!” hoặc thở dài, “Anh thất vọng về em lắm!”, bạn chỉ tạo thêm áp lực, không thể lay chuyển được cốt lõi bên trong họ. Thay vì ép buộc, hiểu rằng niềm tin là rào cản lớn nhất, và cách duy nhất để vượt qua là tác động gián tiếp qua môi trường xung quanh.
Con người như thời tiết: Thay đổi môi trường, không ép buộc
Hãy tưởng tượng một người đã sống hàng chục năm trong môi trường quen thuộc họ hình thành thói quen, phản xạ, và cách xử lý vấn đề như một phần bản năng. Điều này giống như thời tiết: bạn không thể bắt mùa hè lạnh đi, nhưng có thể lắp máy lạnh để tạo không gian mát mẻ. Tương tự, con người không thay đổi chỉ vì lời bạn nói. Tôi từng có một nhân viên kinh doanh khá dày dặn kinh nghiệm, nhưng anh ấy chỉ xuất sắc trong việc gặp gỡ khách hàng và chốt đơn, còn quản lý công việc và giấy tờ thì rất yếu. Thay vì ép anh ấy ngồi làm báo giá, soạn hợp đồng hay lập kế hoạch, tôi đã tuyển một trợ lý hỗ trợ. Kết quả, hiệu suất chốt đơn tăng đáng kể so với khi anh ấy làm việc một mình. “Đừng cố thay đổi thời tiết. Hãy thay đổi môi trường” đó là chìa khóa để nhân sự tự thích nghi.
Muốn nhân sự chủ động? Tạo điều kiện, không ra lệnh
Muốn xây dựng văn hóa làm việc tích cực trong doanh nghiệp nhỏ? Đừng hô hào “Phải làm tốt hơn!” hay “Không tiến bộ sẽ bị loại!” điều này chỉ khuếch đại nỗi sợ, khiến họ co mình lại. Thay vào đó, hãy tạo môi trường khuyến khích. Chẳng hạn, với một số công ty muốn phát triển văn hoá đọc, bạn có thể:
- Đặt giá sách ở văn phòng với các sách hay về chuyên ngành, phát triển bản thân và quản lý, khuyến khích nhân viên tự chọn.
- Tặng sách nhân dịp sinh nhật, hay buổi tổng kết dự án kèm lời khen tặng “Cảm ơn em đã nỗ lực hoàn thành xuất sắc dự án vừa qua!”.
- Tổ chức mini game: “Đọc 1 chương/tuần, chia sẻ 3 phút trong họp, nhận thưởng 100.000 đồng.”
- Thêm khu vực thư giãn với bảng ý tưởng, nơi họ tự đề xuất sáng kiến.
Bạn không ép - bạn tạo điều kiện. Khi môi trường đủ hấp dẫn và an toàn, hành vi sẽ tự thay đổi theo hướng tích cực.
Khi nhân sự làm sai: Nhìn lại chính mình trước
Khi nhân sự sai sót, phản ứng tự nhiên của nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ là nổi nóng: “Sao làm tí việc mà cũng sai?” hoặc “Anh đã nói bao lần rồi!”. Nhưng hãy dừng lại, tự vấn sâu hơn:
- Mình đã từng tự tay làm thành công việc này chưa, hay chỉ giao miệng?
- Mình đã hướng dẫn rõ ràng chưa?
- Công ty có tài liệu hướng dẫn cụ thể chưa, hay mọi thứ phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân?
- Bản mô tả công việc đã chi tiết chưa, hay quá chung chung?
Một công ty thiết kế hộp bao bì từng gặp vấn đề khi nhân viên làm sai kích thước hộp. Thay vì mắng, chủ doanh nghiệp tự kiểm tra lại quy trình, bổ sung làm bản mẫu, và tổ chức buổi hướng dẫn. Kết quả, sai sót giảm 80% trong tháng sau. Khi bạn nhận trách nhiệm thay đổi bản thân từ cách giao việc đến cách phản hồi tổ chức bắt đầu vận hành hiệu quả hơn. “Đừng cố thay đổi người khác. Chỉ cần thay đổi chính mình” đây không chỉ là lời khuyên, mà là nguyên tắc để doanh nghiệp nhỏ phát triển bền vững.
Hành động
“Mở khóa môi trường”
- Bước 1: Viết ra một vấn đề bạn đang gặp với nhân sự (VD: làm việc thiếu chủ động, sai sót lặp lại...).
- Bước 2: Viết lại 3 câu hỏi phản tư:
- Môi trường có đang khiến họ bối rối/khó hiểu?
- Tôi đã hướng dẫn đủ rõ chưa?
- Có công cụ/hệ thống hỗ trợ nào chưa có?
- Bước 3: Đề xuất 1 thay đổi môi trường bạn có thể làm ngay trong tuần này.
Checklist hành động:
- Tôi đã từng tự làm công việc này trước khi giao chưa?
- Có hướng dẫn/bản mô tả cụ thể không?
- Môi trường vật lý (bàn làm việc, ánh sáng, tiếng ồn...) có cản trở gì không?
- Nhân sự có quyền đề xuất cải tiến không?
- Tuần này tôi đã dành thời gian lắng nghe phản hồi chưa?
Thay đổi môi trường không chỉ giải phóng tiềm năng của nhân sự, mà còn giúp doanh nghiệp vượt qua giới hạn, từ một đội ngũ thụ động thành một tập thể tự giác và sáng tạo.
Checklist: 12 yếu tố môi trường doanh nghiệp cần cải thiện để thúc đẩy hành vi tích cực
|
Yếu tố |
Gợi ý cải thiện cụ thể |
|
1. Không gian ánh sáng |
Tận dụng ánh sáng tự nhiên, thay bóng đèn vàng bằng trắng nếu văn phòng tối, thêm cây xanh gần cửa sổ. |
|
2. Truyền thông nội bộ |
Có bảng tin hoặc nhóm Zalo cập nhật thành tích, lời cảm ơn nhân viên, chúc mừng sinh nhật... |
|
3. Khu vực nghỉ ngơi / pantry |
Dù nhỏ, nên có góc nghỉ, nước uống, nhạc nhẹ để nhân viên tái tạo năng lượng giữa giờ. |
|
4. Không gian chia sẻ ý tưởng |
Gắn bảng trắng, sticky note hoặc bảng đề xuất, tổ chức “Giờ Góp Ý” hàng tuần. |
|
5. Mục tiêu minh bạch |
Treo mục tiêu đội nhóm ở nơi dễ thấy, tránh cảm giác “chỉ sếp mới biết đang đi đâu”. |
|
6. Văn hóa học hỏi |
Đặt kệ sách chuyên môn, chia sẻ tài liệu nội bộ, hoặc mini game “mỗi tuần 1 bài học”. |
|
7. Giao tiếp hai chiều |
Dành 5 phút cuối mỗi họp để nhân viên chia sẻ ý kiến – tăng cảm giác được lắng nghe. |
|
8. Hướng dẫn rõ ràng |
Tạo SOP (quy trình chuẩn) minh họa bằng hình ảnh thay vì chỉ văn bản khó hiểu. |
|
9. Không gian giảm căng thẳng |
Một góc ngồi yên tĩnh, vài món đồ thư giãn (bóng bóp tay, cây xanh, nhạc thiền...). |
|
10. Công nhận thành tích |
Có “Góc vinh danh” nhân viên xuất sắc, hoặc công khai lời cảm ơn từ khách hàng. |
|
11. Không khí tích cực |
Mỗi tuần tạo 1 “trò chơi nhẹ” trong họp: đố vui, đoán tên phim, minigame nhóm... |
|
12. Cảm giác thân thuộc |
Dán ảnh tập thể, lưu niệm, hoặc mô hình “Cây Gia Đình Công Ty” với ảnh từng người. |
Chọn 3 yếu tố trong bảng trên bạn thấy yếu nhất ở công ty mình. Giao nhiệm vụ cải thiện mỗi yếu tố cho một nhóm nhỏ trong công ty giúp họ đồng kiến tạo môi trường, thay vì chỉ nhận mệnh lệnh.
Lời nhắn: “Tôi không đi tìm người giỏi. Tôi tạo ra môi trường để người bình thường trở nên xuất sắc.”
Trần Danh Hoạt - Quản trị từ gốc rễ
Để trở thành thành viên của CEO PRO vui lòng đăng ký tại đây
Tham khảo điều lệ câu lạc bộ tại đây
