Có những ngày tôi làm việc suốt từ sáng đến tối. Nhưng khi ngồi tổng kết, chẳng có gì ra hồn để ghi lại. Vài tin nhắn trả lời, vài cuộc gọi xử lý sự cố, vài tin tức hot trend… rồi hết ngày. Tôi tự hỏi: Mình bận thật, hay chỉ đang đóng vai người bận rộn?
1. Bận rộn không đồng nghĩa với hiệu quả
Chúng ta đang sống trong thời đại của ảo giác năng suất.
Càng nhiều thông báo, càng nhiều cuộc họp, càng cảm thấy mình “có ích”. Nhưng thực tế, phần lớn chỉ là phản ứng - không phải hành động chủ động.
Khi bạn dành cả ngày để dập lửa, bạn không còn thời gian để xây nhà.
Người bận rộn luôn cảm thấy thiếu thời gian.
Người hiệu quả luôn biết thời gian của mình đang tạo ra giá trị gì.
2. Ba vòng công việc - và tại sao ta dễ mắc kẹt ở vòng ngoài
Tôi chia công việc thành ba “vòng giá trị”:
- Vòng 1 - Việc tạo giá trị: những việc khiến doanh nghiệp tiến lên (ra quyết định, tạo sản phẩm, ký hợp đồng).
- Vòng 2 - Việc hỗ trợ: giúp hệ thống vận hành (đào tạo, họp nội bộ, xử lý lỗi).
- Vòng 3 - Việc không tạo giá trị: phản ứng, lướt tin, hóng chuyện...
Khi ngày của bạn đầy ắp Vòng 2 và Vòng 3, bạn tưởng mình năng động – nhưng thực ra chỉ đang “chạy vòng quanh”.
3. Giải pháp: Quản lý công việc theo giá trị, không theo khối lượng
Hãy thử cách này:
Cuối mỗi ngày, ghi lại 3 điều:
- Hôm nay tôi tạo ra kết quả gì cụ thể?
- Việc nào chỉ giúp tôi bận, chứ không giúp tôi tiến?
- Ngày mai, tôi chỉ cần làm đúng một việc quan trọng nhất là gì?
Đơn giản, nhưng cực hiệu quả. Sau vài ngày, bạn sẽ nhận ra đâu là “công việc thật”, đâu là “ảo giác năng suất”.
4. Công cụ không cứu được người không rõ mục tiêu
Rất nhiều người tải app quản lý công việc, đồng bộ lịch, đặt nhắc nhở… rồi vẫn rối tung. Vì sao?
Vì vấn đề không nằm ở công cụ, mà ở mục tiêu không rõ.
Không có phần mềm nào giúp bạn “ít do dự hơn”.
Chỉ có việc xác định rõ điều gì đáng làm nhất hôm nay mới giúp bạn dứt khoát được.
5. Tư duy hiện đại: Làm ít hơn, nhưng sâu hơn
Không ai cần một CEO làm 20 việc một ngày, mà cần một người làm 3 việc đúng hướng.
Hãy chọn thời điểm năng lượng cao nhất trong ngày (thường là sáng) để làm việc tạo giá trị cao nhất.
Phần còn lại - xử lý, phản hồi, cập nhật - gom thành các khối nhỏ.
Càng giới hạn, bạn càng mạnh.
Dạ vâng
Bận rộn khiến bạn cảm thấy quan trọng.
Hiệu quả khiến bạn thực sự có giá trị.
Khi tôi nhận ra điều đó, tôi bắt đầu tập trung vào chất lượng đầu ra, không phải độ đầy lịch làm việc.
Và tôi thấy: mình không còn “bận”, nhưng làm được nhiều hơn.
Nếu bạn cũng đang tìm cách tối ưu lại công việc, hãy thử viết nhật ký 3 câu mỗi ngày.
Hoặc đơn giản hơn nếu bạn thấy mình quá bận rộn, hãy chia sẻ với Ceopro, mọi người sẽ cùng nhau mổ sẻ vấn đề và giúp bạn bớt bận rộn hơn.
---
Nguyễn Quang Vinh
Chủ tịch A12 Group
"Chăm chỉ làm việc là tốt, nhưng chăm chỉ suy nghĩ mới là chìa khóa thành công."
Chuyên tư vấn khởi nghiệp và tái cấu trúc doanh nghiệp nhỏ + siêu nhỏ.
Đăng ký trở thành thành viên của CEO PRO tại đây.
