Bài viết này sẽ đưa bạn đi qua hành trình của một doanh nghiệp theo từng giai đoạn, từ khởi đầu đến vận hành, để thấy rõ những "cạm bẫy pháp lý" nào thường xuất hiện, và tại sao nhiều doanh nghiệp dù có mô hình tốt vẫn “gục ngã” vì yếu tố pháp lý.

Giai đoạn sơ khai: Khi mọi thứ còn là giấy trắng

Ngay ở giai đoạn đầu tiên – khi các nhà sáng lập cùng nhau ngồi lại bàn bạc ý tưởng và góp vốn – rủi ro đã bắt đầu nhen nhóm. Không ít người bắt tay kinh doanh với nhau dựa trên… niềm tin. Họ thường lược bỏ việc lập thỏa thuận góp vốn rõ ràng, hoặc nếu có thì cũng chỉ làm theo cảm tính, thiếu tư vấn chuyên môn. Cho đến khi xảy ra bất đồng chẳng hạn như: không góp đủ vốn, hoặc muốn rút vốn ra giữa chừng thì mâu thuẫn bắt đầu bùng nổ. Và điều trớ trêu là, vì không có văn bản rõ ràng ngay từ đầu, mọi chuyện gần như rơi vào ngõ cụt.

Thậm chí, có những trường hợp một bên đã tự ý đăng ký thành lập công ty, đưa tên người khác vào danh sách cổ đông mà không có sự đồng thuận thực sự. Khi bắt đầu có doanh thu hoặc gọi vốn, thì mâu thuẫn mới lộ rõ, và kéo theo hàng loạt hệ quả: đình trệ việc thành lập, mất cơ hội kinh doanh, thậm chí kiện tụng kéo dài.

Không dừng lại ở đó, nhiều doanh nghiệp khi tiến hành thủ tục đăng ký kinh doanh lại không nắm rõ các quy định của Luật Doanh nghiệp, hoặc tự ý chọn loại hình, ngành nghề không phù hợp. Ví dụ, có những doanh nghiệp đăng ký ngành bất động sản một lĩnh vực có điều kiện nhưng lại không đáp ứng yêu cầu về vốn pháp định. Điều này dẫn đến việc không thể xin cấp giấy phép con, hoặc bị xử phạt hành chính do khai báo không đúng.

Một rủi ro nữa thường bị xem nhẹ là vấn đề sở hữu trí tuệ. Nhiều người đặt tên công ty, thiết kế logo, xây dựng thương hiệu… mà không kiểm tra trước xem nhãn hiệu đó đã được bảo hộ hay chưa. Hậu quả là khi doanh nghiệp bắt đầu được biết đến, họ lại bị yêu cầu đổi tên, hoặc tệ hơn bị bên nắm quyền SHTT kiện ngược lại. Việc mất đi tên gọi đã gắn với thương hiệu, mất công sức xây dựng nhận diện là một tổn thất không hề nhỏ.

Giai đoạn khởi nghiệp: Vận hành nhỏ, rủi ro không nhỏ

Khi công ty đã được thành lập và bắt đầu đi vào hoạt động, các vấn đề pháp lý không những không giảm mà lại càng dễ phát sinh, đặc biệt là trong quản lý nhân sự và ký kết hợp đồng. Nhiều startup ban đầu chỉ sử dụng “team” làm việc thân thiết, và không ký hợp đồng lao động bài bản. Tới khi nhân sự nghỉ việc, hoặc xảy ra mâu thuẫn về lương thưởng, bảo hiểm… thì doanh nghiệp mới lúng túng đối phó.

Việc không đóng bảo hiểm xã hội đúng quy định, không ban hành nội quy lao động hay quy chế lương thưởng minh bạch cũng là lỗi rất phổ biến. Trong mắt người sáng lập, đây là “việc để sau” nhưng trong con mắt của thanh tra lao động hoặc cơ quan BHXH, đây là những hành vi vi phạm rõ ràng và có thể bị xử phạt nặng.

Không chỉ dừng ở vấn đề nội bộ, hợp đồng với đối tác ban đầu cũng là một điểm rủi ro lớn. Rất nhiều công ty ký hợp đồng mua bán hàng hóa, thuê dịch vụ với nhà cung cấp mà không thẩm định rõ năng lực pháp lý. Có khi đối tác không có tư cách pháp nhân, hoặc hợp đồng không có điều khoản ràng buộc rõ ràng, dẫn đến thiệt hại khi xảy ra sự cố. Ví dụ, có công ty đặt cọc hàng trăm triệu đồng để mua nguyên vật liệu, nhưng nhà cung cấp biến mất không giao hàng, và công ty không thể khởi kiện vì… không có hợp đồng đầy đủ.

Một vấn đề âm thầm nhưng rất nghiêm trọng là thiếu hệ thống quản trị nội bộ. Khi doanh nghiệp chỉ có 1–2 người sáng lập, mọi việc còn dễ thống nhất. Nhưng khi bắt đầu gọi vốn, mời thêm cổ đông hoặc mở rộng quy mô, sự thiếu vắng điều lệ công ty rõ ràng, thiếu cơ chế biểu quyết, thiếu phân quyền trách nhiệm sẽ sớm dẫn đến khủng hoảng nội bộ. Và không ít trường hợp, vì không đồng thuận được hướng phát triển, các bên đưa nhau ra toà hoặc rút vốn khiến doanh nghiệp "vỡ trận".

Giai đoạn vận hành: Vững nhưng chưa chắc an toàn

Khi doanh nghiệp đã có doanh thu, có khách hàng ổn định, thì tâm lý chủ quan lại dễ xuất hiện. Lúc này, rủi ro pháp lý thường đến từ các hành vi tưởng như vô hại trong hoạt động hằng ngày: chương trình khuyến mãi, quảng cáo sản phẩm, xử lý dữ liệu khách hàng… Nếu không nắm rõ quy định và không được rà soát pháp lý trước, những hoạt động này hoàn toàn có thể bị xem là vi phạm hành chính và mức phạt không hề nhẹ.

Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp gặp rắc rối lớn khi chính sách pháp luật thay đổi mà không được cập nhật kịp thời. Một ví dụ rõ nhất là sự thay đổi về thuế thu nhập doanh nghiệp, quy định về hóa đơn điện tử, hoặc các yêu cầu mới về bảo vệ môi trường. Việc không nắm bắt kịp khiến doanh nghiệp hoặc bị phạt, hoặc phải điều chỉnh kế hoạch kinh doanh trong thế bị động, dẫn đến thiệt hại không nhỏ.

Trong quá trình vận hành, những hợp đồng thương mại lớn, đặc biệt là với đối tác nước ngoài, cũng tiềm ẩn nhiều nguy cơ. Một sai sót trong phương thức thanh toán, chẳng hạn không sử dụng L/C hoặc không có bảo lãnh, có thể khiến doanh nghiệp mất cả hàng lẫn tiền. Tranh chấp hợp đồng quốc tế lại phức tạp, kéo dài, và không dễ xử lý nếu không có kinh nghiệm hoặc không dự liệu trước.

Câu chuyện sở hữu trí tuệ cũng không dừng lại ở khâu khởi nghiệp. Khi sản phẩm đã có mặt trên thị trường, việc bị sao chép, nhái thương hiệu, hoặc bị tố vi phạm bản quyền… là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Nếu doanh nghiệp không kịp thời đăng ký bảo hộ quyền SHTT, hoặc sử dụng “chất xám” của bên thứ ba mà không có giấy phép, thì rủi ro kiện tụng sẽ xuất hiện sớm hay muộn.

Một điểm yếu nữa là hệ thống tài chính kế toán. Nhiều doanh nghiệp vẫn duy trì lối làm việc thiếu kiểm soát, không đối chiếu báo cáo định kỳ, hoặc không kê khai thuế đúng hạn. Điều này không chỉ khiến họ gặp rắc rối khi thanh tra mà còn có thể bị truy thu, phạt chậm nộp, hoặc thậm chí vướng vào trách nhiệm hình sự nếu bị xem là trốn thuế.

Pháp lý không phải là “đồ trang trí”

Nếu coi doanh nghiệp là một cơ thể sống, thì pháp lý chính là hệ miễn dịch. Khi cơ thể còn khỏe, hệ miễn dịch không “lên tiếng”. Nhưng khi virus xâm nhập, nếu hệ miễn dịch yếu – hậu quả sẽ vô cùng nặng nề.

Ở từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp – từ thành lập, khởi sự, cho đến vận hành – rủi ro pháp lý luôn tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau. Sự chủ quan, coi nhẹ hoặc “để tính sau” thường khiến doanh nghiệp trả giá bằng tiền, bằng cơ hội, hoặc thậm chí là cả sự tồn tại của chính mình.

Do đó, thay vì lo lắng khi rủi ro xảy ra, mỗi doanh nghiệp cần chủ động nhìn nhận lại toàn bộ “vòng đời pháp lý” của mình, để không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn tạo dựng một nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.

Nếu bạn thấy nội dung này hữu ích và muốn tìm hiểu sâu hơn, đừng ngần ngại kết nối với đội ngũ pháp lý của SJKLAW – chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành để biến “rào cản pháp lý” thành “lợi thế cạnh tranh” cho doanh nghiệp bạn.

***

Chia sẻ bởi Luật sư Phạm Ba Đô

Thành viên Câu lạc bộ CEO 

Giám đốc điều hành Công ty Luật TNHH SJKLAW

Đăng ký trở thành thành viên Câu lại bộ CEO PRO tại đây